Czynności zarządcze we wspólnocie, dzielą się na czynności zwykłego zarządu oraz przekraczające zakres zwykłego zarządu nieruchomością wspólną. Czynności zwykłego zarządu, dokonuje samodzielnie wybrany zarząd (bez zwracania się o zgodę/uchwałę do właścicieli). Czynności przekraczające zakres zwykłego zarządu, wymagają uchwały wyrażającej zgodę na taką czynność i udzielającej pełnomocnictwa do jej dokonania. Art. 22 ust. 3 ustawy o własności lokali wymienia jedynie przykładowo takie czynności, więc nie jest to katalog zamknięty. Każdy inny rodzaj czynności tam nie wymieniony, należy więc rozpatrywać indywidualnie.
Czy zmiana administratora jest czynnością przekraczającą zwykły zarząd?
Zgodnie z orzecznictwem, tak. Jest to kwestia przekraczająca zwykły zarząd (np. Wyrok SA w Białymstoku z dnia 10 września 2002 roku, sygn. akt I Aca 384/02; wyrok SA w Białymstoku z dnia 21 maja 201 oku, syn akt I Aca 77/15; wyrok SA w Warszawie z dnia 22 grudnia 2004 oku, VI Aca 479/04; wyrok SO w Kielcach z dnia 6 grudnia 2016 roku, sygn. akt II Ca 1190/16). Dotyczy to zarówno wyboru administratora jak i zawarcia z nim umowy. chociaż istnieją w tej kwestii także inne poglądy.
Zarząd wspólnoty mieszkaniowej zatem, decydując się na zmianę administratora, powinien w tym celu uzyskać uchwałę wyrażającą zgodę na takie działanie, tzn. na wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy z dotychczasowym administratorem oraz na zawarcie umowy z nowym podmiotem. Nie można również zapomnieć, aby w treści uchwały zawarte było pełnomocnictwo do dokonania tych czynności.
Skutki bowiem braku takiej uchwały, są znaczące. Mimo, że ustawa nie reguluje tej kwestii, to w doktrynie i orzecznictwie utrwaliło się kilka poglądów w tej sprawie. Jeden z nich wskazywał, że dokonanie tego rodzaju czynności przez zarząd, bez wymaganej uchwały wspólnoty, powoduje bezwzględną nieważność tej czynności (Doliwa, Prawo mieszkaniowe, 2015, art. 22 WłLokU). Obecnie natomiast, po nowelizacji kodeksu cywilnego z 2019 roku, wadliwość tej czynności nie jest już tak daleko idąca. Mianowicie, jeżeli zawierający umowę jako organ osoby prawnej nie ma umocowania albo przekroczy jego zakres, ważność umowy zależy od jej potwierdzenia przez osobę prawną, w imieniu której umowa została zawarta (art. 39 § 1 KC). Druga strona może wyznaczyć osobie prawnej, w imieniu której umowa została zawarta, odpowiedni termin do potwierdzenia umowy; staje się wolna po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu (art. 39 § 2 KC).
Wspólnota mieszkaniowa co prawda nie jest osobą prawną, jednakże stosuje się do niej odpowiednio przepisy o osobach prawnych ( art. 331 KC), zatem wymienione przepisy mają tu zastosowanie do działania zarządu wspólnoty mieszkaniowej. Wobec czego, umowa z nowym administratorem, zawarta bez wymaganej uchwały, zawiera wadę prawną w postaci tzw. bezskuteczności zawieszonej i jej ważność zależy od potwierdzenia jej przez wspólnotę. Niemniej jednak, taka czynność jest niewątpliwie obarczona sprzecznością z prawem, a zarząd wspólnoty, jest odpowiedzialny za wykonywanie swoich obowiązków zgodnie z przepisami i dlatego też nie powinien zapominać o uzyskaniu odpowiedniej uchwały, jeżeli planuje zmianę administratora.